נוהל התקשרות עם סוכנות הנסיעות

עובד  אשר צפויה לו נסיעה בתפקיד יפעל להשגת האשורים הנדרשים בהתאם לנוהל הפנים משרדי:
 
1.      הזמנת הטיסה מסוכנות הנסיעות הממשלתית מתבצעת על ידי מתאמת הנסיעות של המשרד.
2.      ההתנהלות בנושא הזמנת הטיסה והשירותים הנלווים מתבצעת בין מתאם הנסיעות לבין סוכנות הנסיעות הממשלתית.
3.      הפנייה של מתאם הנסיעות לסוכנות הנסיעות מתבצעת באמצעות מערכת COMBTAS . במשרדים בהם טרם הוטמעה מערכת זו, מתבצעת הפנייה לסוכנות באמצעות טופס הזמנת טיסות.
4.      באחריות מתאם הנסיעות למלא את כל הפרטים המבוקשים במערכת ה- COMBTAS  או בטופס ההזמנה. חשוב להקפיד ולמלא את פרטי הנוסע כולל מספר דרכון, תאריך לידה ותוקף דרכון, מועד ויעד הנסיעה, אזור מבוקש של בתי מלון ובקשות מיוחדות של הנוסע (ארוחות, מקום ישיבה וכיו"ב.).
5.      מילוי כל הפרטים האמורים הכרחי לתחילת טיפול בהזמנת הנסיעה בסוכנות הנסיעות הממשלתית.
6.      עם קבלת הפנייה, יבחן סוכן נסיעות מצוות הסוכנות את החלופות הקיימות לנסיעה המבוקשת ויבחר את החלופה המתאימה ביותר בהתאם לנתוני הבקשה.
7.      סוכן הנסיעות  יזין את ההצעה למערכת ה-COMBTAS ויעביר את ההצעה למתאם הנסיעות. ההצעה שתועבר למתאם הנסיעות, תכלול את מועד הכרטוס ואת גובה דמי הביטול או גובה דמי השינוי לאחר כרטוס.
8.      לאחר השלמת השינויים והעדכונים לבקשת הנסיעה, באחריות מתאם/ת הנסיעות להעביר את פרטי הנסיעה שהעבירה סוכנות הנסיעות לאישור חשב המשרד.
9.      מתאם הנסיעות וחשב המשרד יעבירו את אשור הנסיעה במערכת ה-COMBTAS או את התחייבות התשלום לנסיעה, לסוכנות הנסיעות, במועד התואם למועד הכרטוס המופיע בהצעה שהועברה על ידי סוכנות הנסיעות.
10.  הצעות המחיר הניתנות על ידי סוכנות הנסיעות הממשלתית, יהיו תקפות רק עד למועד הנקוב בהצעה. סוכנות  הנסיעות  אינה אחראית להזמנות עבורן, במידה ולא התקבלה ההתחייבות בזמן.
11.  עם קבלת האשור יונפקו בסוכנות הנסיעות מסמכי הנסיעה ויועברו אל מתאם הנסיעות. באחריות מתאם הנסיעות לבדוק ולוודא שהמסמכים תואמים להצעה שאושרה, ולהעבירם לנוסע. כל מסמכי הנסיעה שמועברים למתאם הנסיעות מצורפים לתיק הנסיעה שבמערכת ה- COMBTAS.
 
*   שימו לב: לשינויים לאחר כרטוס והנפקת מסמכי נסיעה, יידרש אשור חשב המשרד.